Veelgestelde vragen
Stel hieronder je eigen vraag, of blader door de lijst.
Wat is Pharmail?
Pharmail is gemaakt door apothekers, voor apothekers. Het doel is simpel: de administratieve druk in de zorg verlagen en de communicatie tussen apotheek, huisartspraktijken en andere zorgpartijen efficiënter maken, zonder in te leveren op zorgvuldigheid.
Wat kost Pharmail?
Je eerste maand is gratis. Daarna €1.490 (excl. btw) per jaar, zonder aansluitkosten en zonder verborgen kosten. Zeg je binnen de proefmaand op in je account, dan betaal je niets. Bij meerdere locaties is een offerte op maat mogelijk. Daar staat een aanzienlijke tijdsbesparing tegenover: apotheken die overstappen besparen doorgaans 500 tot 1.250 uur aan administratieve tijd per jaar, afhankelijk van het aanvraagvolume.
Moet ik automatische incasso instellen?
Nee, dat is optioneel. Bij aanmelding via Mollie kun je zelf aanvinken of je meteen ook een machtiging voor automatische jaarlijkse incasso wilt instellen. Doe je dat niet, dan wordt de jaarlijkse verlenging niet automatisch afgeschreven; automatische incasso kun je op elk gewenst moment alsnog instellen via Account.
Vanaf welk adres worden aanvragen verstuurd?
Via het Pharmail-platform, met de naam van jullie eigen apotheek als afzender (bijv. "Apotheek Numansdorp via Pharmail"), zodat huisartsen altijd een herkenbare afzender zien.
Komt dit ook aan bij praktijken die op ZorgMail zijn aangesloten?
Ja. Een ZorgMail-account is verplicht bij aanmelding, juist om dit te garanderen: aanvragen gaan altijd rechtstreeks via de eigen ZorgMail Hosted Mail-mailbox van de apotheek, nooit via een ander kanaal.
Waarom werkt Pharmail verplicht met ZorgMail, en niet met gewone e-mail?
ZorgMail (Enovation) is het gesloten, vertrouwde netwerk waar de meeste huisartsen, huisartsenposten en andere zorgpartijen al op aangesloten zijn. Door altijd rechtstreeks via de Hosted Mail Key-koppeling met de eigen ZorgMail-mailbox van de apotheek te versturen, komt een aanvraag van binnenuit dat netwerk binnen, herkenbaar en vertrouwd voor de ontvanger, zonder dat Pharmail zelf als los, extern verzendkanaal hoeft te worden vertrouwd. Dat is betrouwbaarder en veiliger dan versturen via een gewoon e-mailadres.
Waarom mag het contact-e-mailadres geen ZorgMail-adres zijn?
Het contact-e-mailadres is voor mail die rechtstreeks vanuit Pharmail zelf komt: een wachtwoordherstel-link, de eenmalige inlogcode bij tweestapsverificatie, en algemene mededelingen. Dat moet een adres zijn dat altijd op zichzelf bereikbaar is, los van de ZorgMail-omgeving. Bijvoorbeeld belangrijk als er ooit iets misgaat met de ZorgMail-koppeling zelf, of bij het allereerste inloggen nog vóór die koppeling volledig is ingesteld.
Wat betekent 'beveiligd bericht' precies?
Een aanvraag wordt uitsluitend rechtstreeks via de eigen ZorgMail Hosted Mail-mailbox van de apotheek verstuurd, nooit via een ander kanaal. Het ZorgMail-netwerk zelf zorgt al voor een beveiligde, vertrouwde verbinding tussen ZorgMail-aangesloten praktijken, dus de inhoud staat gewoon direct in het bericht. Elk verstuurd bericht blijft daarnaast terug te zien in het overzicht 'Berichten' in de app.
Kan ik als apotheek ook zien of een bericht al geopend is?
Ja, via een onzichtbare pixel in het bericht wordt vastgelegd zodra het voor het eerst geopend is; dit is terug te zien in het overzicht 'Berichten' als 'Geopend'. Staat er nog 'Verstuurd', dan is dat geen bewijs dat het ongelezen is: veel e-mailprogramma's laden standaard geen afbeeldingen, waardoor dit signaal dan uitblijft.
Hoe lang blijft een verstuurd bericht bewaard?
De inhoud en een eventuele bijlage van een bericht worden na 90 dagen automatisch verwijderd. Het lichte overzicht (onderwerp, ontvanger, datum, status) blijft daarna nog wel zichtbaar als archief. Wil je een specifiek bericht langer bewaren, bijvoorbeeld voor een lopend dispuut? Klik dan bij dat bericht op 'Vasthouden'; in 'Berichten' zie je bovendien ruim van tevoren welke berichten binnen 30 dagen gaan verdwijnen.
Kan ik zelf aanpassen welke aanvraagtypes en teksten er zijn?
Ja. Via 'Aanvraagtypes beheren' kun je bestaande types aanpassen, nieuwe aanmaken, eigen velden toevoegen en de mailtekst zelf schrijven. Je kunt ook een gegenereerde mail eenmalig aanpassen vlak voor het versturen, zonder de standaardinstelling te wijzigen.
Blijven de artsenverklaringen up-to-date, of moet ik dat zelf bijhouden?
Alle standaard artsenverklaringen worden automatisch, op het moment van versturen, rechtstreeks bij Zorgverzekeraars Nederland (ZN) opgehaald. Je krijgt dus altijd de meest actuele versie mee, precies zoals ZN voorschrijft (“uitsluitend de laatste versie wordt geaccepteerd”), zonder dat je dit zelf hoeft te controleren of te vervangen.
Kan ik een reisdocument (medicatiepaspoort) maken en versturen?
Ja. Kies bij Type aanvraag voor Reisdocument. Je kunt het medicatieoverzicht uploaden en de gegevens er automatisch uit laten halen, of alles zelf invullen. Wat er uitkomt is altijd een concept: je vinkt per medicatieregel aan of die meegaat, je past stofnaam en daggebruik aan, en je vult intoleranties en contra-indicaties aan. Pas als jij akkoord bent, wordt het document opgemaakt in de vertrouwde tweetalige opmaak. Heb je al een reisdocument uit je eigen apotheeksysteem, dan kun je dat in plaats daarvan uploaden en direct versturen.
Hoe komt een reisdocument veilig bij de patiënt?
Op dezelfde manier als een aanvraag aan een huisarts: via jullie eigen ZorgMail-koppeling, met het document als bijlage. Ook op een gewoon adres zoals Gmail of Hotmail komt dat beveiligd binnen. De patiënt krijgt een notificatie, klikt op "Bericht lezen" en opent het bericht in de ZorgMail Viewer met een toegangscode. Vul je het mobiele nummer van de patiënt in, dan stuurt ZorgMail die code per sms in plaats van naar dezelfde mailbox; dat is de veiligste variant. Afdrukken en meegeven kan uiteraard ook.
Wat is de printscreen-functie?
Bij elk aanvraagtype kun je optioneel een printscreen plakken of uploaden, bijvoorbeeld een overzicht uit het apotheeksysteem, met een eigen tekstveld om er handmatig iets bij te vermelden. Desgewenst wordt de printscreen als nette PDF meegestuurd in plaats van als losse afbeelding.
Welke beveiligingsmaatregelen zijn er precies getroffen?
Onder meer: wachtwoorden worden onomkeerbaar gehasht opgeslagen (bcrypt), al het verkeer loopt via versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), een apotheek kan nooit gegevens van een andere apotheek inzien (afgeschermd op databaseniveau), inloggen vereist altijd een tweede factor (een eenmalige, gehashte code per e-mail), en aanvragen worden uitsluitend verstuurd via de beveiligde ZorgMail-koppeling van de apotheek zelf.
Waar en hoe worden gearchiveerde berichten bewaard?
Verstuurde berichten worden bewaard in de database (Supabase, een Postgres-database, met versleuteling van gegevens in rust), in een tabel die per apotheek is afgeschermd. Toegang loopt uitsluitend via de server, met een speciale, uitsluitend server-side beschikbare sleutel; er is geen route waarlangs de browser, een andere apotheek, of een buitenstaander erbij kan. Alleen wie infrastructuur-toegang heeft tot de Supabase-omgeving van Pharmail zelf zou er in theorie bij kunnen, dezelfde situatie als bij elke gehoste database. Er wordt bewust geen opbouwend patiëntendossier bijgehouden: de inhoud en eventuele bijlage van een bericht worden na 90 dagen automatisch verwijderd, tenzij een gebruiker het bericht bewust vasthoudt. Het lichte overzicht (onderwerp, ontvanger, datum, status) blijft daarna nog wel zichtbaar als archief.
Is het delen van de ZorgMail Hosted Key met Pharmail veilig?
De Hosted Key wordt opgeslagen in de database (Supabase, een Postgres-database), in de tabel met apotheekgegevens. Toegang daartoe loopt uitsluitend via de server met een speciale, uitsluitend server-side beschikbare sleutel; er is geen route waarlangs de browser, een andere apotheek, of een willekeurige buitenstaander erbij kan. Belangrijk om eerlijk te zijn: in tegenstelling tot je inlogwachtwoord (dat onomkeerbaar gehasht wordt) moet de Hosted Key bruikbaar blijven om daadwerkelijk mail te kunnen versturen, en staat daarom in leesbare vorm opgeslagen achter die toegangsbeveiliging, net als bij elke andere koppeling die de key nodig heeft. Let op: volgens ZorgMail's eigen documentatie kun je maar één Hosted Key tegelijk hebben per mailbox; opnieuw genereren maakt een nieuwe key aan en maakt de oude ongeldig, óók waar die al gebruikt wordt (bijvoorbeeld in Outlook). Je kunt dus geen aparte, parallelle key specifiek voor Pharmail aanmaken zonder andere koppelingen opnieuw te moeten instellen. Wie er ultiem bij zou kunnen: alleen wie infrastructuur-toegang heeft tot de Supabase-omgeving van Pharmail zelf, dezelfde situatie als bij elke gehoste database.
Is dit AVG-proof?
Er wordt geen opbouwend patiëntendossier bijgehouden, gegevens gaan rechtstreeks van formulier naar beveiligd bericht, en het archief van verstuurde berichten wordt na 90 dagen automatisch opgeschoond, tenzij een gebruiker een bericht bewust vasthoudt.
Is er rekening gehouden met NEN 7510?
Ja, NEN 7510 (de norm voor informatiebeveiliging in de zorg) is uitdrukkelijk het uitgangspunt geweest bij het inrichten van Pharmail: onder meer de gehashte wachtwoorden, verplichte tweestapsverificatie, versleutelde verbindingen, strikte scheiding van gegevens per apotheek, en de verplichte beveiligde ZorgMail-koppeling sluiten hierop aan. Ook het organisatorische deel van de norm (informatiebeveiligingsbeleid, risicoanalyse, incident- en datalekprocedure, interne audits) is opgesteld en wordt periodiek up-to-date gehouden.