Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en definities

Verwerkingsverantwoordelijke: de klant (apotheek), die bepaalt welke aanvragen met welke patiëntgegevens worden verstuurd.

Verwerker: Masters In Pharmacy BV, die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt via Pharmail.

2. Onderwerp en duur

Deze verwerkersovereenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens door de Verwerker in het kader van Pharmail, en geldt zolang de onderliggende overeenkomst (de algemene voorwaarden) van kracht is.

3. Aard en doel van de verwerking

De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om aanvragen (o.a. labwaarden, nazendingen, receptaanvragen, artsenverklaringen, Baxter-akkoord, geneesmiddeleninteracties, actueel medicatieoverzicht) namens de Verwerkingsverantwoordelijke te versturen naar de door de Verwerkingsverantwoordelijke aangewezen huisartspraktijken, huisartsenposten, trombosedienst en overige zorgpartijen.

Aanvragen met persoonsgegevens worden uitsluitend rechtstreeks verstuurd via de eigen ZorgMail Hosted Mail-koppeling van de Verwerkingsverantwoordelijke, nooit via een ander kanaal. Elk verstuurd bericht blijft, inclusief inhoud en of het al geopend is, zichtbaar in het archief van de Verwerkingsverantwoordelijke, totdat dit wordt verwijderd.

Er wordt geen langlopend patiëntendossier opgebouwd: buiten de hierboven genoemde berichten worden geen medische gegevens structureel bijgehouden, met uitzondering van de logingegevens van de apotheek zelf en de door de apotheek beheerde lijst van huisartspraktijken en overige ontvangers.

4. Categorieën betrokkenen en gegevens

Betrokkenen: patiënten van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Persoonsgegevens: voorletters, achternaam, geslacht, geboortedatum, patiëntnummer, en medische gegevens die de apotheek zelf invoert in het aanvraagformulier (bijv. gevraagde labwaarden, geneesmiddelnamen, medische toelichting, geüploade documenten of printscreens). Dit betreft bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG (gezondheidsgegevens).

5. Verplichtingen van de Verwerker

De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op schriftelijke instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, behoudens wettelijke verplichtingen. De Verwerker:

• legt geheimhouding op aan personen die toegang hebben tot de gegevens;
• treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (zie art. 7);
• schakelt subverwerkers uitsluitend in met voorafgaande toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke (zie art. 6);
• ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering);
• meldt datalekken zonder onredelijke vertraging (zie art. 8).

6. Subverwerkers

De Verwerker maakt gebruik van de volgende subverwerkers:

• Vercel Inc.: hosting van de applicatie
• Supabase Inc.: database-opslag van apotheekaccounts, huisartsenlijsten en beveiligde berichten
• Resend: verzending van e-mails (standaard verzendkanaal)
• Enovation (ZorgMail Hosted Mail): verzending van e-mails, uitsluitend indien en voor zover de Verwerkingsverantwoordelijke zelf kiest om te koppelen met haar eigen ZorgMail-mailbox
• Anthropic: optionele AI-transcriptie van door de Verwerkingsverantwoordelijke geüploade printscreens/afbeeldingen, uitsluitend op verzoek van de gebruiker

De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke over wijzigingen in deze lijst van subverwerkers, zodat bezwaar gemaakt kan worden.

7. Beveiligingsmaatregelen

De Verwerker treft in ieder geval de volgende maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), bcrypt-gehashte wachtwoorden, verplichte tweestapsverificatie bij inloggen (een eenmalige, gehashte code per e-mail), gescheiden toegang per apotheekaccount (een apotheek kan nooit gegevens van een andere apotheek inzien), berichten met persoonsgegevens worden uitsluitend verstuurd via de beveiligde ZorgMail-koppeling van de Verwerkingsverantwoordelijke, en een gescheiden, apart beveiligd adminaccount voor beheer.

8. Meldplicht datalekken

Bij een (vermoeden van een) datalek meldt de Verwerker dit zonder onredelijke vertraging, en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking, aan de Verwerkingsverantwoordelijke, zodat deze tijdig aan haar eigen wettelijke meldplichten kan voldoen.

9. Audit

De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om, na redelijke voorafgaande kennisgeving, de naleving van deze verwerkersovereenkomst te laten controleren.

10. Teruggave en verwijdering na beëindiging

Na beëindiging van de overeenkomst verwijdert de Verwerker, op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke, de bij haar nog aanwezige persoonsgegevens (zoals de huisartsenlijst en beveiligde berichten), tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

11. Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid onder deze verwerkersovereenkomst is geregeld conform de aansprakelijkheidsbepaling in de algemene voorwaarden, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

De Verwerker biedt de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid om berichten te laten versturen via een eigen ZorgMail-account (Enovation) van de Verwerkingsverantwoordelijke, wat de betrouwbaarste en veiligste aflevering biedt bij ZorgMail-aangesloten praktijken. Het gebruik van deze mogelijkheid is aan de Verwerkingsverantwoordelijke zelf. Kiest de Verwerkingsverantwoordelijke ervoor om geen eigen ZorgMail-account te koppelen, dan is de Verwerker niet aansprakelijk voor een datalek, onbevoegde kennisname of andere schade die het gevolg is van het niet benutten van deze aangeboden mogelijkheid.